Задача планирования — найти, на что потратить те 20% усилий, которые дадут 80% результата — Так работает закон Парето: 20% наших усилий приносит нам 80% результата, а остальные 80% наших усилий — лишь 20% результата. Если правильно управлять временем, то можно выявить, куда нужно направить эти самые 20% усилий, и сфокусироваться только на них, не распыляясь на все второстепенное.
Всегда фиксировать цели письменно. Если на бумаге (или в электронном планировщике задач) не обозначена ваша цель, — значит, ее не существует. С этим я однажды столкнулся на работе, когда на собрании генеральный директор спросила, какие задачи я выполнил, а я не смог ответить четко и перечислить выполненные задачи (хотя их было очень много), так как не фиксировал задачи ни в блокноте, ни в планировщике. Заранее составлять список задач и действий по их выполнению. Мне это помогло увеличить свою продуктивность примерно на четверть. Особенно легко это оценить, когда у вас много разноплановых задач: от написания статьи до разработки техпроцесса, по которому работает вся компания. Дробить большие задачи. Дела, требующие много времени, нужно всегда разделять на несколько мелких подзадач. Не хватайтесь за масштабный проект, не продумав заранее всю последовательность действий и возможные форс-мажоры. Дробление поможет отследить ошибку на одном из этапов задачи в случае, если результат окажется не таким, как вы ожидали. Именно планирование позволит вам дробить большие «хочу» на цепочку «могу» и «надо». Вы сможете фокусироваться на самом важном на самом приоритетном для вас. А также отследить, что вы уже сделали за прошлые периоды: получится своеобразный «дневник достижений». Расставлять приоритеты и делегировать. Навык фокусировки на главном позволяет не отвлекаться на второстепенные и незначительные задачи. И когда вы овладеете этим навыком, вы решите самые приоритетные задачи, а значит, получите максимальный профит.
Расставить приоритеты задач можно с помощью матрицы Эйзенхауэра. Дуйат Эйзенхауэр — один из президентов США, военный и политический деятель и просто успешный человек. Он предложил разделять все дела на четыре категории: 1-я: срочные и важные; 2-я: важные, но не срочные; 3-я: срочные, но не очень важные; 4-я: неважные и несрочные.
Рассмотрим эти категории подробнее. Первая категория «Срочно+Важно» — это первоочередные задачи, которые откладывать нельзя. Если не выполнить их сегодня, то уже завтра они создадут вам массу неприятностей и трудностей на пути к вашей же цели. Из-за этого категория также называется «сектором пожара»: находиться в нем долго чревато неблагоприятными последствиями.
Вторая категория «Важно, но не срочно» — это важные дела, которые приносят наибольшую пользу. Не нужно бежать сломя голову и быстро их делать, здесь у вас есть время продумать грамотные и взвешенные решения. Третья категория «Срочно, но не важно» — это те задачи, которые вы можете делегировать на других людей.
Как эффективно планировать рабочее время?
Техника Pomodoro — Наверно, хоть раз в жизни об этой технике слышал каждый. Рассказываем принцип: 25 минут усиленной работы, затем 5 минут отдыха. После каждого 4 периода работы — длинный перерыв 20-25 минут. Важно заниматься в «рабочий» отрезок только делами и отдыхать в минуты перерыва.
Как правильно составить план на день?
Не бери больше, чем сможешь выполнить — В идеале ты должен брать на себя столько задач в день, сколько сможешь выполнить качественно и в срок. Перегрузив себя за один раз, рискуешь выпасть из рабочего ритма на несколько суток. Лучше объективно оценить свои возможности и составить реальный план.
Что такое метод Альпы?
Сегодня мы уже не те, что вчера. Мы верим, что с каждым днём можем стать лучше. Изменения — это круто: давайте идти к лучшей версии себя вместе. В рубрике «Омск Здесь» — простые советы, чтобы легко изменить свою жизнь. Новая порция советов и идей, как сделать жизнь лучше, полезнее и эффективнее.
Когда мы слышим слово «Альпы», сразу представляем горы и лыжи, луга и пасущихся на них коров. Однако «Альпы» — это ещё и метод планирования времени. Он подойдёт тем, кто каждый вечер задаётся вопросом, почему же я так устал. Вроде бы и сделал много, а список дел короче не стал. Этот способ планировать дела поможет гарантированно всё успевать и при этом не сойти с ума от нагрузки.
Его придумал немецкий профессор экономики и эксперт по тайм-менеджменту Лотар Зайверт. Первые буквы в названии пяти простых шагов этой техники сложились в немецкое слово ALPEN : A — cоставление списка задач ( A ufgaben); L — оценка необходимого времени ( L änge schätzen); P — планирование буферного времени ( P ufferzeiten einplanen); E — приоритизация задач ( E ntscheidungen treffen); N — подведение итогов ( N achkontrolle).
- По сути метод ALPEN — это сочетание блочного планирования с матрицей Эйзенхауэра из классического тайм‑менеджмента.
- Суть метода заключается в том, чтобы понимать, каким задачам действительно стоит уделить время, а какие можно оставить на потом.
- А кроме того, реалистично оценивать время, которое придётся потратить, и не забывать о том, что работа без перерывов ведёт к выгоранию.
На создание плана нужно не более 5-10 минут.
A — Для начала выпишите все дела, которыми вам хотелось бы заняться сегодня. Именно выпишите, ничего не держите в уме: ресурсы человеческой «оперативной» памяти не безграничны. L — Подумайте, сколько минут или часов займёт каждое дело из вашего списка. Будьте максимально реалистичны. Когда закончите расчёты, запишите предполагаемое время возле каждого пункта. P —
Что является основой для планирования рабочего времени?
Планирование рабочего времени специалиста — Планирование означает подготовку к реализации целей и упорядочение рабочего времени. Из практики известно, что при затрате 10 минут на планирование рабочего времени можно ежедневно сэкономить до двух часов. Для рационального использования своего времени менеджеру необходимо, прежде всего, чётко уяснить свои основные функции, цели, задачи и бюджет времени.
- При составлении плана на день оставить 40 % времени свободным, то есть 60 % времени отвести на плановые работы, 20 — на непредвиденные, 20 % — на спонтанно возникающие;
- Необходимо постоянно фиксировать затраченное время. При этом следует указывать, как и на какие нужды оно было затрачено. В результате менеджер, имея полное представление о затратах своего времени, может составлять план на будущее;
- Для составления хорошего плана с чётким указанием использованного времени необходимо распределить свои задачи на долго-, средне- и краткосрочные;
- Основные принципы составления плана: регулярность, системность, последовательность;
- Для обеспечения реальности планирования следует планировать такой объём задач, с которым менеджер может реально справиться.
Основой плана использования времени специалиста может служить его перспективный план. С учётом этого многолетнего плана составляют годовой план, который охватывает квартальные планы. Квартальные планы могут быть скоординированы с годовым планом и подразделены на месячные планы.
Какое оптимальное количество дел на рабочий день?
Метод «Альпы» — Метод «Альпы» – система ежедневного планирования, которая широко используется как в Европе, так и в России. Название метода – условное, оно символизирует подъем к намеченным целям — «высотам». Метод «Альпы» представляет собой алгоритм из пяти шагов: Шаг 1: Задачи Вечером запишите все задачи, которые необходимо выполнить завтра (или с утра запишите все задачи на сегодня).
- рекомендуется иметь 7+/– 2 задачи на день.
- задачи на день планируются по технологии 1–7–365 (т.е. задачи из раздела «неделя», которые уже требуют выполнения, заносятся в раздел «день»)
Шаг 2: Приоритеты Как только вы составили список задач, их следует распределить по важности. Как это делать – зависит от вас. Вы можете, например, выделять приоритетные задачи выделять подчеркиванием или цветом, а можете использовать АВС-подход и т.п. Шаг 3: Время Затем вам необходимо оценить количество времени, которое потребуется на выполнение каждой из запланированных вами задач.
- Если эти задачи носят ежедневный шаблонный характер, стоит заранее провести их хронометраж,
- Здесь главное помнить, что на «жесткие» и «бюджетируемые» задачи не может быть затрачено больше 60-70% времени.
- Шаг 4: Рационализация и делегирование Проанализируйте задачи.
- Выберите те, которые вы как руководитель (если это позволяет тип организационной структуры ) можете передать на исполнение другим (делегировать), а так же определите, можно ли выполнить задачи быстрее, проще и с наименьшим привлечением ресурсов.
Шаг 5: План дня и контроль На данном этапе можно формировать жестко-гибкий план дня, приступить к выполнению задач, а так же контролировать их выполнение. В конце рабочего дня примите решения по незавершенным делам – перенесите их на другие дни, отложите или отмените.
Ключевые области должны периодически пересматриваться.
Нельзя выделять свыше 10 ключевых областей.
Как определить свои ключевые области?
Прежде всего, надо вспомнить и записать все ваши каждодневные дела. Далее их следует поделить на группы таким образом, чтобы каждая из групп объединяла дела, которые связаны между собой или имеют общий признак. Затем эти группы должны получить названия. Таким образом, вы сформировали для себя ключевые области.
Четко сформулируйте для себя наиважнейшие цели в работе и жизни, то есть определите ключевые области на основании своих умений, желаний, взглядов.
Не думайте ни о чем. Запишите свои ключевые области спонтанно.
«Слоновые цели» Так называемые «слоновые» задачи – это крупные, масштабные задачи, выполнение которых требует очень большого количества времени. Обычно выполнение таких задач не приносят видимых результатов до их выполнения. Поэтому именно эта категория дел часто откладывается «на потом».
Сколько задач на день ставить?
Преимущества «правила трёх» — Вы работаете сознательно, а не спонтанно реагируете на происходящее. Множество людей работает, опираясь на события, происходящие в течение дня: нужно ответить на телефонный звонок, на электронные письма, а потом босс напоминает о чём-то, что они забыли сделать.
Когда вы используете «правило трёх», вы планируете свой день на основе ваших главных обязанностей и того, что принесёт пользу вашему бизнесу. Вы не выключаетесь из работы, когда приходится отвлекаться. Если вы похожи на меня, то у вас бывают моменты, когда вы вдруг понимаете, что отвлеклись на 30 минут и даже не можете вспомнить, над чем работали до этого.
Когда у вас есть три записанных первоочередных задачи, вы всегда можете обратиться к этим записям и точно знать, что было сделано и что нужно сделать в оставшееся время. Это достаточно просто, когда действительно начинаешь следовать этому правилу. Одна из распространённых проблем различных систем производительности — они чрезмерно сложные.
- Я не могу думать о подходе Дэвида Аллена без чувства перенапряжения.
- «Правило трёх» достаточно простое, чтобы применять его каждый день (и каждую неделю).
- Всё, что вам нужно сделать, это научиться расставлять приоритеты и выделять три самых важных дела (способность, которая придет со временем и опытом).
Неважные задачи отпадают. Им не место в вашем списке дел. Вместо того, чтобы переносить одни и те же задачи изо дня в день и из недели в неделю, поймите: если они не соответствуют «правилу трёх», возможно, их и не стоит делать совсем. А может, кто-то другой сделает их лучше.
Не позволяйте неважным вещам подпортить вашу производительность. Вы не перегружаете ваших руководителей. Вместо того, чтобы посылать начальнику раздутый список дел, почему бы не отправить три самых важных задачи? Больше шансов, что на это обратят внимание, когда вы покажете, что делаете и сообщите о положительных результатах.
Никого не заботят мелкие дела, которые вы собираетесь сделать, но руководство будет впечатлено, когда вы каждый день сможете представлять три задачи, которые действительно приносят большую пользу компании. То же самое касается и командной работы. Если вы отвечаете за команду выпуска продукта, вам ни к чему давать им сто маленьких поручений в день.
Сколько задач планировать на день?
Как это работает — Каждый день планируйте себе по девять дел: 1 — самая важная задача, всегда будет в приоритете; 3 — дела, которые требуют решения в течение рабочего дня; 5 — мелкие задачи, которые выполняются по возможности. Не забывайте, что нужно соблюдать количество дел и не превышать его. В противном случае метод окажется неэффективным.
- Уровень: любитель.
- Плюс: уже в процессе планирования ненужные задачи отбрасываются и в списке остаются лишь действительно необходимые.
- Минус: методика не работает в те дни, когда количество важных задач превышает рекомендуемое.
Как правильно составить план на день?
Не бери больше, чем сможешь выполнить — В идеале ты должен брать на себя столько задач в день, сколько сможешь выполнить качественно и в срок. Перегрузив себя за один раз, рискуешь выпасть из рабочего ритма на несколько суток. Лучше объективно оценить свои возможности и составить реальный план.
