Преимущества «правила трёх» — Вы работаете сознательно, а не спонтанно реагируете на происходящее. Множество людей работает, опираясь на события, происходящие в течение дня: нужно ответить на телефонный звонок, на электронные письма, а потом босс напоминает о чём-то, что они забыли сделать.
Когда вы используете «правило трёх», вы планируете свой день на основе ваших главных обязанностей и того, что принесёт пользу вашему бизнесу. Вы не выключаетесь из работы, когда приходится отвлекаться. Если вы похожи на меня, то у вас бывают моменты, когда вы вдруг понимаете, что отвлеклись на 30 минут и даже не можете вспомнить, над чем работали до этого.
Когда у вас есть три записанных первоочередных задачи, вы всегда можете обратиться к этим записям и точно знать, что было сделано и что нужно сделать в оставшееся время. Это достаточно просто, когда действительно начинаешь следовать этому правилу. Одна из распространённых проблем различных систем производительности — они чрезмерно сложные.
- Я не могу думать о подходе Дэвида Аллена без чувства перенапряжения.
- «Правило трёх» достаточно простое, чтобы применять его каждый день (и каждую неделю).
- Всё, что вам нужно сделать, это научиться расставлять приоритеты и выделять три самых важных дела (способность, которая придет со временем и опытом).
Неважные задачи отпадают. Им не место в вашем списке дел. Вместо того, чтобы переносить одни и те же задачи изо дня в день и из недели в неделю, поймите: если они не соответствуют «правилу трёх», возможно, их и не стоит делать совсем. А может, кто-то другой сделает их лучше.
- Не позволяйте неважным вещам подпортить вашу производительность.
- Вы не перегружаете ваших руководителей.
- Вместо того, чтобы посылать начальнику раздутый список дел, почему бы не отправить три самых важных задачи? Больше шансов, что на это обратят внимание, когда вы покажете, что делаете и сообщите о положительных результатах.
Никого не заботят мелкие дела, которые вы собираетесь сделать, но руководство будет впечатлено, когда вы каждый день сможете представлять три задачи, которые действительно приносят большую пользу компании. То же самое касается и командной работы. Если вы отвечаете за команду выпуска продукта, вам ни к чему давать им сто маленьких поручений в день.
Какое оптимальное количество дел на рабочий день?
Метод «Альпы» — Метод «Альпы» – система ежедневного планирования, которая широко используется как в Европе, так и в России. Название метода – условное, оно символизирует подъем к намеченным целям — «высотам». Метод «Альпы» представляет собой алгоритм из пяти шагов: Шаг 1: Задачи Вечером запишите все задачи, которые необходимо выполнить завтра (или с утра запишите все задачи на сегодня).
- рекомендуется иметь 7+/– 2 задачи на день.
- задачи на день планируются по технологии 1–7–365 (т.е. задачи из раздела «неделя», которые уже требуют выполнения, заносятся в раздел «день»)
Шаг 2: Приоритеты Как только вы составили список задач, их следует распределить по важности. Как это делать – зависит от вас. Вы можете, например, выделять приоритетные задачи выделять подчеркиванием или цветом, а можете использовать АВС-подход и т.п. Шаг 3: Время Затем вам необходимо оценить количество времени, которое потребуется на выполнение каждой из запланированных вами задач.
Если эти задачи носят ежедневный шаблонный характер, стоит заранее провести их хронометраж, Здесь главное помнить, что на «жесткие» и «бюджетируемые» задачи не может быть затрачено больше 60-70% времени. Шаг 4: Рационализация и делегирование Проанализируйте задачи. Выберите те, которые вы как руководитель (если это позволяет тип организационной структуры ) можете передать на исполнение другим (делегировать), а так же определите, можно ли выполнить задачи быстрее, проще и с наименьшим привлечением ресурсов.
Шаг 5: План дня и контроль На данном этапе можно формировать жестко-гибкий план дня, приступить к выполнению задач, а так же контролировать их выполнение. В конце рабочего дня примите решения по незавершенным делам – перенесите их на другие дни, отложите или отмените.
Ключевые области должны периодически пересматриваться.
Нельзя выделять свыше 10 ключевых областей.
Как определить свои ключевые области?
Прежде всего, надо вспомнить и записать все ваши каждодневные дела. Далее их следует поделить на группы таким образом, чтобы каждая из групп объединяла дела, которые связаны между собой или имеют общий признак. Затем эти группы должны получить названия. Таким образом, вы сформировали для себя ключевые области.
Четко сформулируйте для себя наиважнейшие цели в работе и жизни, то есть определите ключевые области на основании своих умений, желаний, взглядов.
Не думайте ни о чем. Запишите свои ключевые области спонтанно.
«Слоновые цели» Так называемые «слоновые» задачи – это крупные, масштабные задачи, выполнение которых требует очень большого количества времени. Обычно выполнение таких задач не приносят видимых результатов до их выполнения. Поэтому именно эта категория дел часто откладывается «на потом».
Что такое метод Альпы?
Сегодня мы уже не те, что вчера. Мы верим, что с каждым днём можем стать лучше. Изменения — это круто: давайте идти к лучшей версии себя вместе. В рубрике «Омск Здесь» — простые советы, чтобы легко изменить свою жизнь. Новая порция советов и идей, как сделать жизнь лучше, полезнее и эффективнее.
Когда мы слышим слово «Альпы», сразу представляем горы и лыжи, луга и пасущихся на них коров. Однако «Альпы» — это ещё и метод планирования времени. Он подойдёт тем, кто каждый вечер задаётся вопросом, почему же я так устал. Вроде бы и сделал много, а список дел короче не стал. Этот способ планировать дела поможет гарантированно всё успевать и при этом не сойти с ума от нагрузки.
Его придумал немецкий профессор экономики и эксперт по тайм-менеджменту Лотар Зайверт. Первые буквы в названии пяти простых шагов этой техники сложились в немецкое слово ALPEN : A — cоставление списка задач ( A ufgaben); L — оценка необходимого времени ( L änge schätzen); P — планирование буферного времени ( P ufferzeiten einplanen); E — приоритизация задач ( E ntscheidungen treffen); N — подведение итогов ( N achkontrolle).
- По сути метод ALPEN — это сочетание блочного планирования с матрицей Эйзенхауэра из классического тайм‑менеджмента.
- Суть метода заключается в том, чтобы понимать, каким задачам действительно стоит уделить время, а какие можно оставить на потом.
- А кроме того, реалистично оценивать время, которое придётся потратить, и не забывать о том, что работа без перерывов ведёт к выгоранию.
На создание плана нужно не более 5-10 минут.
A — Для начала выпишите все дела, которыми вам хотелось бы заняться сегодня. Именно выпишите, ничего не держите в уме: ресурсы человеческой «оперативной» памяти не безграничны. L — Подумайте, сколько минут или часов займёт каждое дело из вашего списка. Будьте максимально реалистичны. Когда закончите расчёты, запишите предполагаемое время возле каждого пункта. P —
Что дает планирование дня?
2. Планирование высвобождает свободное время. — Многие сегодня жалуются на нехватку времени для личной жизни, досуга, отдыха или каких-либо других дел. В этом может помочь планирование. Благодаря тому, что оно повышает вашу продуктивность и позволяет рационально использовать свое время, вы будете работать быстрее.
Почему важно писать план?
План позволяет навести порядок в мыслях и служит одним из способов борьбы с прокрастинацией. Одной из причин, почему мы откладываем дела, является непонимание того, что может быть сделано сейчас, а также сложности с выбором задач.
Почему важно писать планы?
Причины, по которым фиксация на бумаге приводит к достижению целей — Одной из основных причин того, что запись целей способствует их исполнению, является факт визуального изображения на бумаге. То есть, все о чем вы мечтаете, остается мечтами до тех пор, пока вы не пропишите это и не трансформируете в конкретные задачи. Если смотреть на данный феномен с научной точки зрения (психологии в данном случае), то логическое толкование приводит к нескольким фактам:
записывание целей позволяет четко определить желаемые перспективы, стимулирует ясность и конкретику в мышлении; фиксация планов на бумаге помогает человеку освободить место в сознании и улучшить процессы умственной деятельности; перенос желаний на бумагу способствует развитию творческих и организационных способностей человека.
Записывание своих целей является очень полезной привычкой, которая, как показывает практика, работает и приносит положительные результаты.
Для чего нужно планировать свою жизнь?
Необходимо планировать свою жизнь, иначе вы потеряете контроль над обстоятельствами, запутаетесь. Потом не будете знать, что хотите получить от этой жизни. Планировать свою жизнь можно в двух форматах: масштабном (на три года вперед) и локальном формате (на месяц, неделю).
